Surat dinas adalah jenis surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi untuk keperluan yang berhubungan dengan hal-hal kedinasan. Jenis surat resmi ini dikeluarkan oleh pejabat penting dalam instansi tersebut sehingga kepentingan yang tertulis harus dijalankan dengan benar sesuai prosedur.
Daftar Isi
Struktur Surat Dinas
Seperti jenis surat resmi lainnya, surat yang berhubungan dengan keperluan dinas ini juga memiliki struktur yang harus dijadikan patokan. Berikut struktur yang dipakai agar surat tersusun dengan baik dan mudah dipahami isinya:
1. Kop Surat
Bagian paling atas surat harus diisi dengan kop atau kepala surat. Fungsinya untuk menunjukkan identitas instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Informasi yang termuat meliputi logo, nama lengkap instansi, alamat, nomor telepon, email, website dan fax.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Pada bagian bawah kop, terdapat tanggal pembuatan surat yang lengkap dengan nama kota/kabupaten instansi tersebut berada. Nomor surat juga dicantumkan yang formatnya tergantung dari aturan instansi. Tanggal dan nomor surat penting untuk keperluan pengarsipan.
3. Perihal dan Lampiran
Bagian perihal berisi tentang tujuan penulisan surat, misalnya pemberitahuan kegiatan workshop, perintah perjalanan dinas dan panggilan kerja. Terkadang, surat juga dilengkapi dengan lampiran yang berisi penjelasan lebih detail. Pada baris lampiran tertulis banyaknya jumlah lembar.
4. Nama dan Alamat Penerima
Selanjutnya, surat resmi untuk keperluan dinas ini mencantumkan nama penerima sekaligus alamat. Nama harus ditulis lengkap sebagai bentuk penghargaan dan agar surat tidak tertukar. Sedangkan alamat cukup ditulis lokasi tempat penerima bekerja, misal Bandung atau Semarang.
5. Salam Pembuka
Struktur surat dinas berikutnya adalah salam pembuka yang menjadi pengantar menuju bagian inti. Salam pembuka ini juga menunjukkan sikap sopan pembuat surat, sekalipun kedudukan jabatannya lebih tinggi dibandingkan penerima surat.
6. Isi Surat
Bagian isi surat memuat pesan inti yang berhubungan dengan tujuan pembuatan surat. Misalnya surat perintah tugas, maka informasi yang dicantumkan berupa hari, tanggal, tempat, waktu dan jenis tugas. Informasi detail bisa dijelaskan pada lembar lampiran surat.
7. Salam Penutup
Setelah selesai menjelaskan pesan utama, maka surat harus diakhiri dengan salam penutup. Tidak perlu berpanjang lebar, cukup menuliskan kalimat yang seperlunya saja.
8. Nama Pengirim
Bagian nama pengirim diisi dengan nama lengkap pejabat di instansi tersebut yang mengeluarkan surat. Lengkapi dengan tanda tangan dan cap basah untuk menunjukan keaslian surat.
9. Tembusan
Bagian paling bawah pada lembaran surat umumnya digunakan untuk tembusan. Adapun pengertian tembusan adalah daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat selain kepada yang dialamatkan.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Surat dinas terbagi menjadi banyak jenis, berikut beberapa di antaranya yang dibedakan berdasarkan isi surat:
1. Surat Pemberitahuan
Disebut sebagai surat pemberitahuan karena berisi informasi baru yang penting diketahui oleh orang lain yang bersangkutan. Surat pemberitahuan ini dijadikan sebagai media sosialisasi informasi secara tertulis yang tidak perlu direspons balik dengan surat.
2. Surat Permohonan
Surat ini memuat permohonan atau permintaan kepada pihak lain untuk bersedia melakukan sesuatu seperti yang tertulis pada surat. Misalnya, surat permohonan bersedia menjadi pembicara, permohonan mutasi tugas dan permohonan peminjaman peralatan tertentu.
3. Surat Keterangan
Jenis surat dinas selanjutnya adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang di instansi yang bersangkutan. Tujuan surat keterangan yaitu memberikan penjelasan mengenai kondisi atau status seseorang maupun barang sehingga pihak penerima dapat mengerti.
4. Surat Panggilan Kerja
Dinamai dengan surat panggilan kerja karena surat resmi ini berisi panggilan untuk pelamar yang terpilih menjalani tahap wawancara, ujian praktik dan tahapan lain dalam proses seleksi.
5. Surat Perjanjian Kerja
Jenis surat ini memuat kesepakatan antara calon pegawai dengan pihak instansi atau lembaga yang dilengkapi dengan aturan hubungan kerja antara kedua pihak tersebut. Surat perjanjian kerja menjadi bukti tertulis bahwa seorang pegawai bersedia bekerja di instansi atau lembaga terkait.
Dengan mengetahui struktur dan jenis surat dinas, maka akan lebih mudah untuk membedakan dengan jenis surat resmi lainnya. Keberadaan surat ini sangat penting sebagai media komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain dalam instansi terkait maupun di luar lingkup instansi.
