Surat resmi merupakan surat yang bersifat formal dimana sering dipakai pada bagian instansi dan urusan pekerjaan. Surat ini banyak dikeluarkan oleh organisasi, instansi maupun perorangan untuk kepentingan resmi dan penting.
Jika masing bingung bagaimana membuat surat yang resmi, ulasan berikut dapat membantu. Mulai dari bagian-bagian surat hingga jenis surat akan dibahas secara tuntas. Berikut penjelasannya.
Daftar Isi
Mengenal 7 Bagian-Bagian Surat Resmi
Di dalam surat terdapat bagian-bagian yang harus ada. Bagian ini juga dapat membedakan antara surat formal dan informal. Adapun bagian-bagiannya sebagai berikut.
1. Kop Surat
Surat formal harus memiliki kepala surat atau kop surat. Hal ini karena kop surat merupakan penanda dan identitas instansi yang pertama dilihat oleh pemerintah surat.
Kop surat selain sebagai identitas berfungsi sebagai media promosi, memberikan info tentang jenis kegiatan dan bidang usaha serta berisi alamat dan nama instansi. Biasanya kop surat berada di bagian paling atas sebelum tanggal.
2. Nomor Surat
Berbeda dengan surat biasa, surat resmi harus memiliki nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan data mengenai surat keluar dan masuk di sebuah instansi. Penulisan nomor surat yaitu nomor urut, bulan dan tahun pembuatan atau pengeluaran surat.
Contohnya 02/X/202. Letaknya di bawah kop surat pada bagian kiri atas. Fungsinya selain pengarsipan yaitu membantu pengelompokan surat, pengontrolan frekuensi pengiriman surat dan pengelompokan surat sesuai dengan jenisnya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menulis nomor surat yaitu sebagai berikut.
- Kode tujuan surat, misalnya UR untuk undangan rapat dan lain sebagainya.
- Bulan dan tahun pembuatan surat, bulan ditulis menggunakan huruf romawi.
- Kode kedudukan surat, misalnya untuk surat keluar ditulis KEI.
- Nomor surat dan masuk harus disesuaikan dan diurutkan.
3. Tanggal Penulisan Surat
Tanggal penulisan surat digunakan untuk mengetahui kapan surat tersebut dibuat. Tanggal surat yang jelas dapat digunakan untuk mengetahui masa berlakunya surat, oleh karena itu tanggal penulisan surat merupakan komponen yang sangat penting.
4. Lampiran dan Perihal
Lampiran adalah dokumen yang diikutsertakan dalam pembuatan surat resmi. Lampiran tidak harus ada, jika ada dokumen yang perlu dilampirkan maka dalam surat diberi keterangan berapa lembar lampiran.
Lampiran berfungsi untuk menunjukkan dokumen penting sebagai penunjang surat, misalnya dokumen lampiran berisi foto atau anggaran biaya kegiatan. Contoh penulisannya sebagai berikut :
- No : …
- Lamp :…
- Perihal :…
Selanjutnya yaitu perihal, perihal digunakan untuk menunjukkan maksud dibuatnya surat. Sehingga penerima surat dapat mengetahui tujuan jelas pengirim mengirimkan surat resmi ke instansi tersebut.
5. Alamat
Alamat tujuan surat harus ada, oleh karena itu alamat surat harus ada dalam surat agar tau kepada siapa surat akan dikirim. Penulisan alamat surat lebih baik dilakukan dua kali, pertama berada di bagian amplop dan yang kedua berada dalam surat itu sendiri.
6. Salam Pembuka dan Isi
Sesuai namanya, salam pembuka digunakan utnuk membuka surat dan sebagai awalan. Contohnya Dengan Hormat, Assalamualaikum, Salam Sejahtera dan lain-lain. Kemudian masuk dalam isi surat yang merupakan komponen utama. Isi surat berisi inti yang akan disampaikan kepada penerima surat.
Pada bagian inti tersebut, terdapat penutup surat yang berisi simpulan, penegasan dan ucapan terimakasih. Penulisan penutup surat ditulis dengan singkat, padat serta sopan tidak perlu berbelit-belit serta bertele-tele.
7. Salam Penutup, Tanda Tangan dan Nama Terang
Salam penutup merupakan kata-kata untuk mengakhiri surat resmi. Salam penutup ini sebenarnya tidak harus ada namun sebagai bentuk rasa sopan dan menghargai penerima surat. Selanjutnya beri tanda tangan dan nama terang di bawah pojok kanan bawah.
Setelah mengetahui bagian surat resmi serta pengertiannya, maka tidak perlu bingung lagi jika akan membuat surat. Gunakan bahasa yang baku, formal serta kalimat yang sopan saat membuat surat.
